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23.08.2018 14:54

Effiziente Meetings halten

 

Für die Einen bedeuten Meetings wertvolle Zeiträume um Lösungen zu finden und Entscheidungen zu treffen – für die Anderen einfach nur ein sinnfreier Zeitabschnitt, der weder ein Ergebnis oder ein Hauch von Produktivität hervorbringt. Wie ein Meeting letztendlich genutzt wird, liegt an den Teilnehmern und der entsprechenden Organisation.

Um ein Meeting erfolgreich und effizient zu gestalten helfen im Kern nur drei einfache Punkte:

1. Sinnhaftigkeit eines Meetings

Ein Meeting sollte nur dann einberufen werden, wenn die folgenden Fragen mit nein beantwortet werden können:

  • Kann das Thema durch Einzelgespräche oder schriftliche Kommunikation ersetzt werden?
  • Kann die Entscheidung durch eine einzelne Person (Führungskraft) getroffen werden?
  • Bei Routinebesprechungen: Ist diese regelmäßige Besprechung noch zeitgemäß und sinnvoll?

2. Ziel festlegen

Ein Meeting mit einem zuvor definierten Ziel ist weitaus effizienter. Das fest definierte Ziel stellt die Basis für die weitere Planung des Meetings dar. Bei der Zielformulierung sollten die folgenden Punkte mit berücksichtigt werden:

  • Definition des Hauptziels
  • Definition aller übergeordneter Themen, die besprochen werden müssen
  • Definition der Entscheidungen, die getroffen werden müssen
  • Definition der Punkte, die nicht besprochen werden sollen
  • Definition möglicher Konflikte
  • Wissensstand und Informationsstand der Meeting Teilnehmer
  • Definition der Informationen, die den Teilnehmern übermittelt werden müssen

Auf Basis dieser Punkte kann nun eine Agenda sowie ein klares Zeitfenster für das bevorstehende Meeting definiert werden. Diese Informationen sollten allen Teilnehmern bereits vor dem Meeting zur Verfügung stehen.

3. Teilnehmer festlegen

Teilnehmer eines Meetings sollten nur diejenigen Personen sein, die zur Erreichung des Besprechungsziels beitragen. Sobald die passenden Teilnehmer definiert wurden sollten diese entsprechendes Informationsmaterial zur Vorbereitung erhalten. In diesen Materialien sollten die an sie gestellten Erwartungen klar ersichtlich sein. Ebenso sollte eine Information über den Ort, die Zeit und den Inhalt des bevorstehenden Meetings gegeben sein.

Schlussendlich ist der Schlüssel zum Erfolg simpel: Mit kritischem Hinterfragen und eine kurzen, jedoch gründlichen Vorbereitung sollte ein jedes Meeting in der Lage sein, produktiv und effizient zu sein.

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