Projektmanagement - Analysieren, konzeptualisieren und implementieren von Projektmanagement-Werkzeugen im Support der Tisoware Gesellschaft für Zeitwirtschaft mbH

Projektausgangslage: Projektmanagement-Tools in unterschiedlichen Dokumenten

Die Projektausgangslage bei der tisoware Gesellschaft für Zeitwirtschaft mbH gestaltete sich wie folgt: In einer Zeit der unaufhaltsamen Informationsflut fehlt
oft die Fokussierung. Dadurch fehlt die Zeit aus den wirklich relevanten Informationen Wissen zu generieren und dieses unter Einsatz von Projektmanagementmethoden in der Form aufzubereiten, dass ein Projekt überwachbar bleibt und die Zielerreichung verfolgt werden kann. Bei tisoware existierten bereits Vorlagen für den Einsatz von Projektmanagement-Tools, diese waren allerdings in verschiedenen MS-Office-Dokumenten aufbereitet. Der größte Teil der Kundenanforderungen konnte mit den bestehenden Vorlagen bereits abgedeckt werden. Kamen im Rahmen von Kundenanfragen, besondere Anforderungen auf, mussten die Projektmanagement-Unterlagen allerdings teilweise neu erstellt oder zumindest überarbeitet werden. Da die Komplexität im Rahmen von Softwareeinführungsprojekten kontinuierlich steigt, mussten langfristig weitere Instrumente in das Standard-Portfolio mit aufgenommen werden. Bisher befasste sich das Projektmanagement bei tisoware mit einer statischen Planung zu Beginn der Produkteinführung. Durch die zukünftig weiter steigende Komplexität bei Softwareeinführungsprojekten wird es allerdings zunehmend wichtiger, dass Pläne durch modifizierte Anforderungen und neue Rahmenbedingungen dynamisch und vor allem einfach anpassbar sind.

Zielsetzung des Projektes: Analyse und Optimierung der bestehenden Projektmanagement-Instrumenten

Ziel des Projektes war es, die aktuelle Handhabung von Projektmanagement-Instrumenten bei tisoware zu analysieren. Dadurch sollte herausgefunden werden, inwiefern bereits eingesetzte Projektmanagement-Tools optimiert werden können. Durch die zunächst theoretische Darlegung der Rahmenbedingungen sowie potentiell nutzbarer Methoden, erfolgte letztlich die Erörterung der für den Einsatz bei tisoware praktikabelsten Tools und die Konzeptualisierung neuer, bedarfsgerechter Instrumente. Diese wurden in einer cloudbasierten Applikation namens tisoware.PRO erarbeitet und konnten somit allen berechtigten Projektbeteiligten online zur Verfügung gestellt und individuell konfiguriert werden. Die konkrete Zielsetzung bestand demnach darin sicherzustellen, dass Kunden alle für sie relevanten Projektinformationen in nur einer Applikation einsehen und analysieren können. Durch konkrete Vorlagen und eine automatische Berechnung, z. B. der Pufferzeiten, sollten Fehler in der Aufbereitung und Anwendung von Projektmanagement-Methoden signifikant verringert und die für die Erstellung von Projektmanagement-Tools notwendige Zeit zunehmend minimiert werden.

Projektentwicklung: Definition des Projektziels, Erfassung des Status Quo und Implementierung der Projektmanagement-Werkzeuge

Um sicherzustellen, dass die Projektentwicklung professionell verläuft, wurden alle Aufgabenpakete anhand der vier Phasen des Projektmanagements strukturiert. Zunächst wurden in der Phase der Projektinitialisierung die Projektziele festgelegt, die Ausgangssituation analysiert und der Projektauftrag erteilt. Darauf folgend wurde die Projektplanung anhand von Termin-, Aufwands- und Kommunikationsplänen durchgeführt. Anschließend wurden in der Phase der Projektumsetzung verschiedene Projektmanagement-Methoden analysiert und bewertet sowie die Geeigneten in der webbasierten Onlineapplikation tisoware.PRO umgesetzt. Über diese Software as a Service (SaaS)-Lösung kann der Kunde just-in-time von Projektstrukturplänen, Gantt-Diagrammen, Ressourcenplänen, Abweichungsanalysen und vielem mehr zur Überwachung seiner Softwareeinführung profitieren. Um sicherzustellen, dass das Produkt die Bedürfnisse der Kunden erfüllt und sich in der praktischen Anwendung durch die Projektleiter bei tisoware bewähren kann, wurden mehrere Test- und Pilotphasen angesetzt, bis das Projekt endgültig in zwei Implementierungsschritten zum 01.08.2018 und der erweiterte Teil zum 01.01.2020
in den Echtbetrieb eingeführt wird. So wurde zunächst nur eine vorläufige Projektabschlussphase, bestehend aus einer Evaluation und einem Projektabschlussbericht, realisiert.

Mehrwert für tisoware: Sicherstellung eines zielorientierten Projektmanagements

Der Mehrwert besteht vor allem darin, dass durch die Einführung von tisoware.PRO auch zukünftig ein professionelles und zielorientiertes Projektmanagement sichergestellt werden kann. Die Ausarbeitung und Erörterung verschiedener Methoden führte zu einer Auswahl auf die Kundenbedürfnisse ausgerichteter und bedarfsgerechter Projektmanagement-Tools. Durch die mit tisoware.PRO geschaffene konsistente Datenstruktur werden Fehlerquellen reduziert und in eine moderne und funktionale Online-Applikation eingebettet. Dadurch entsteht eine signifikante Zeitersparnis bei der Nutzung und Erstellung von Tools und erhöht demnach die Effizienz. Durch tisoware.PRO können zukünftig Kundenerwartungen übertroffen und dadurch die Kundenzufriedenheit sowie die nachhaltige Kundenbindung weiter ausgebaut werden.

Big Picture Louisa Stein (Quelle: Eigene Darstellung)