Identifikation und Umsetzung von Optimierungspotenzialen der Projekt-Management-Methode der BWI GmbH

Projektausgangslage: Firmeneigene Projektmanagement-Methode gibt einheitliches Vorgehen vor

Die eigens von der BWI GmbH entwickelte Projektmanagement-Methode, welche in der Verfahrensanweisung „P3M“ niedergeschrieben ist, gibt die Governance, Prozesse, Methoden und Regeln bzgl. dem Projektmanagement in der BWI GmbH vor. Ziel ist es, eine einheitliche Grundlage und einen Rahmen für ein kongruentes Vorgehen im Projektmanagement zu schaffen. Bei der Verfahrensanweisung „P3M“ handelt es sich um ein dynamisches Dokument, welches fortlaufend aktualisiert und auf die veränderten Umweltbedingungen angepasst wird. Der Fokus liegt hierbei auf der Schaffung eines standardisierten Vorgehens in Projekten um eine qualitätsgesicherte Durchführung zu gewährleisten. Durch die Anwendung von identischen Vorgaben gelingt es, die Ergebnisse transparent, messbar und steuerbar zu gestalten, wodurch sich die Qualität der Projektdurchführung erhöht.

Zielsetzung des Projektes: Optimierungspotenziale im Projektmanagement aufzeigen

Das Ziel des Projektes ist die Identifikation und Umsetzung von Optimierungspotenzialen der Projektmanagement-Methode der BWI GmbH. Es soll eine Handlungsempfehlung für den zuständigen Bereich formuliert werden, durch die eine Optimierung der Verfahrensanweisung gelingt. Die Optimierung kann dabei entweder durch eine organisatorische oder technische Maßnahme erfolgen. Die jeweiligen Optimierungspotenziale werden aus der Organisation heraus und aus der Literatur gesammelt, analysiert, bewertet und mit Umsetzungsbeispielen dargestellt. Durch das Projekt werden potentielle Schwachstellen der Projektmanagement-Methode aufgezeigt, als auch neue Erkenntnisse gewonnen. Ein weiteres Ziel ist die Erhöhung der Transparenz bzgl. den Anforderungen und Bedarfen aus den jeweiligen Organisationen, für die die Vorgaben der Verfahrensanweisung gelten. Außerdem ist ein Ziel, die weitere Bearbeitung der identifizierten Optimierungspotenziale gemeinsam mit den Verantwortlichen der Verfahrensanweisung P3M. Ein wichtiger Aspekt ist, dass die konkrete Umsetzung der Optimierungspotenziale zur Zielsetzung des Projektes gehört.

Big Picture Yunus Güner (Quelle: Eigene Darstellung)

Projektentwicklung: Verbesserungspotenziale identifizieren, kategorisieren und veranschaulichen

Das Projekt ist auf der Grundlage hin entstanden, da die BWI GmbH sehr viel Wert auf die kontinuierliche Weiterentwicklung und Verbesserung der Prozesse und Methoden legt. Darüber hinaus gehört das Thema mit zu den Fokusthemen der Hauptabteilung, weshalb der Projektauftrag von dem Unternehmensbetreuer zur Identifikation und Umsetzung von Optimierungspotenzialen der Projektmanagement-Methode erteilt wurde. Daraufhin wurden diverse Methoden zur Identifikation von Optimierungspotenzialen angewandt. Die methodisch-wissenschaftliche Vorgehensweise beinhaltete eine umfangreiche Literaturanalyse, ein Bewertungsbogen, sowie mehrere Experteninterviews. Da die einzelnen Methoden aufeinander aufbauend durchgeführt wurden, konnten die verschiedenen Aspekte anhand von weiteren Methoden verifiziert werden. Durch diese Vorgehensweise konnte viel Input gesammelt werden. Der Input wurde konsolidiert, analysiert und ausgewertet. Anschließend wurden die Optimierungspotenziale kategorisiert und sowohl erläutert als auch mit Umsetzungsbeispielen dargestellt. Die weitere Entwicklung des Projektes wäre die Präsentation und Analyse der identifizierten Punkte in spezifischen Arbeitsgruppen sowie die konkrete Umsetzung im Nachgang.

Mehrwert für die BWI GmbH: Optimierung der Methode führt zu effizienteren Projektdurchführungen

Der Mehrwert liegt darin, dass die Weiterentwicklung der BWI-weiten Projektmanagement Vorgaben durch das Projekt unterstützt wird. Es werden Optimierungspotenziale identifiziert und Umsetzungsbeispiele dargestellt, durch die eine Optimierung möglich ist. Es werden die Bedarfe und Anforderungen der Organisation an die zuständigen der Verfahrensanweisung P3M transportiert. Der Mehrwert für die Organisation ist eine verbesserte und von den Anwendern akzeptierte Version der Verfahrensanweisung. Die Optimierungspotenziale sind die auf den ersten Blick ersichtlichen Mehrwerte. Darüber hinaus existieren noch weitere Mehrwerte, die aus einer optimierten Version der Verfahrensanweisung resultieren. Diese sind unter anderem die Steigerung der Effizienz und die Erhöhung der Qualität der Projektdurchführung. Durch verbesserte Vorgaben, eine erhöhte Usability und eine Anpassung der Projektmanagement-Methode gelingt die optimale Unterstützung des Projektleiters und führt somit zu effizienteren Projektdurchführungen.