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Entwicklung eines strukturierten und systematisierten Projektvorgehens am Beispiel eines EDI-Projektes bei Arvato SCM zur Reduzierung von Projektkosten und Projektlaufzeit

 

Projektausgangslage: Aufbau einer EDI-Verbindung


Ziel des Projektes ist der Aufbau einer EDI-Verbindung (Electronic Data Interchange) zwischen dem französischen EDI-Dienstleister Cegedim und dem SAP EnterpriseResource-Planning (ERP) System JP6 von Arvato, um beispielsweise elektronische Rechnungen an französische Großhändler zu versenden. Das Projekt läuft zum Teil noch, weil sich einige Probleme ergaben, die die Projektlaufzeit enorm verlängerten und die Projektkosten erhöhten. Drei wesentliche Probleme hatten einen negativen Einfluss auf das Projekt:

  1. Kein Transfer von Wissen
  2. Ein unstrukturiertes Projektvorgehen
  3. Kein effizienter Einsatz von Projektmanagementmethoden

Ohne Wissenstransfer, einem strukturierten Projektvorgehen und einem effizienten Einsatz von Projektmanagementmethoden, wiederholen sich Fehler aus
früheren Projekten, die Projektmitarbeiter zeigen wenig Engagement für ihre Arbeitspakete und der Projektleiter verliert den Überblick über den Projektfortschritt. Die auftretenden Probleme sind dabei nicht projektspezifisch, sondern betreffen auch andere vorangegangene EDI-Projekte.

 

Zielsetzung des Projektes: Senkung der Projektkosten und Projektdauer


Ziel des Projektes ist es, die Projektkosten und -dauer zu reduzieren. Am Beispiel eines EDI-Projektes bei Arvato SCM wird daher ein Leitfaden entwickelt. Der
Leitfaden enthält wesentliche To-Dos für jede Projektphase, um Projektvorgehen zukünftig zu strukturieren. Jedes To-Do wird dabei einem Mitglied des Projektteams zugeordnet und enthält ein definiertes Ergebnis. Darüber hinaus werden wesentliche Projektmanagementmethoden integriert und im Leitfaden erläutert. Für eine einfache Handhabung werden für alle Projektmanagementmethoden Vorlagen entwickelt und an den Leitfaden angehängt. Um aus früheren Projekten zu lernen und die Projektmitarbeiter davon abzuhalten, Fehler zu wiederholen, wird eine Lessons-learned-Vorlage entwickelt. Alle Dokumente werden dabei zentral auf dem Arvato-internen Wissensmanagement-SharePoint abgelegt, um einen einfachen Zugriff für alle Mitarbeiter von Arvato SCM zu gewährleisten. Zusätzlich ist ein Frage & Antwort sowie Gelbe-Seiten-Kapitel in dem Leitfaden enthalten, um die Nutzung des Wissens zu fördern.

Projektentwicklung: Erarbeitung des Leitfadens


Zunächst wurde die aktuelle Situation bei Arvato anhand von Interviews analysiert. Es wurden sieben Mitarbeiter aus verschiedenen Geschäftsbereichen befragt. Basierend auf den Zielen des Projektes wurde eine Soll-Situation dargestellt. Um die Lücke zwischen aktueller und Soll-Situation zu schließen, wurde ein Konzept entwickelt. Wissensmanagement und Change Management bilden den Rahmen für das Konzept. Wissensmanagement sorgt dafür, dass wertvolles Wissen verteilt, genutzt und bewahrt wird, während Change Management die Mitarbeiter durch Change-Kommunikation in den Veränderungsprozess einbindet und so den potenziellen Widerstand der Mitarbeiter minimiert. Der Kern des Konzepts besteht aus zwei Teilprozessen, die zu einem Hauptprozess verschmelzen. Der erste Teilprozess befasst sich mit der Entwicklung des Leitfadens, indem essentielle To-Dos pro Projektphase für die verschiedene Szenarien definiert werden. Der zweite Teilprozess definiert sinnvolle Projektmanagementmethoden und erstellt dazugehörige Vorlagen. Im Hauptprozess wird der Leitfaden erstellt und die Projektmanagementmethoden und -vorlagen integriert. Am Ende des Hauptprozesses werden die Mitarbeiter geschult und der Leitfaden implementiert.

Big Picture Martin Garbisch (Quelle: Eigene Darstellung)

 

Mehrwert für Arvato: Verfolgung des Projektfortschritts in jeder Projektphase senkt Projektkosten und -dauer


Ein Vorteil des Projektes sind die entwickelten Projektmanagement-Vorlagen. Die Vorlagen, insbesondere das Project Assignment, ermöglichen es Arvato, den Projektfortschritt zu verfolgen und Änderungen in Projektkosten, -zielen oder -dauer gegenüber dem Kunden zu belegen. Darüber hinaus können die entwickelten Vorlagen für jedes Projekt verwendet werden. In Kombination mit den Schulungen und Best-Practice Sessions werden bei Arvato SCM wesentliche Projektmanagement Kenntnisse vermittelt. Der wichtigste Vorteil des Projektes ist jedoch der strukturierte Projektansatz mit spezifischen To-Dos für jede Projektphase. Oftmals wird die IT-Abteilung vom Fachbereich beauftragt, Setups zu implementieren, bevor die Anforderungen klar definiert sind. Dies führt z. B. zu fehlerhaften Setups, die mehrfach angepasst werden müssen. Dadurch steigen die Kosten und der Zeitaufwand erhöht sich. Mithilfe des neuen Leitfadens werden zunächst die Anforderungen definiert und nach Ableitung der IT-Spezifikationen findet erst die technische Umsetzung statt. Der neue Leitfaden wird also die Projektkosten und -dauer deutlich reduzieren, da diese Fehler durch den strukturierten Ansatz und die definierten To-Dos eliminiert werden.

 

 

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Dr.-Ing. Walter Beck
Geschäftsführung
+49 (0) 711 440 808 - 30

Wissen ist Vorsprung. Und somit der entscheidende Faktor für langfristigen Erfolg. Das SCMT bietet Partnerunternehmen Zugang zu neuen Forschungserkenntnissen, Trends und Innovationen. Es bietet Ihnen wissenschaftlich fundierte Problemlösungen und verschafft Vorteile im globalen Wettbewerb. Um den Wissenstransfer direkt in die Praxis zu übertragen, kooperiert das Steinbeis Center of Management and Technology (SCMT), das größte Projekthaus im Steinbeis-Verbund, eng mit der School of Management and Technology (SMT), eine Business School der Steinbeis-Hochschule.

Dabei spielt das Projekt-Kompetenz-Studium® (PKS) als ein einzigartiges Studiensystem eine wichtige Rolle. Denn es entsteht für alle Beteiligten eine echte Win-win-Situation – sowohl für die projektgebenden Unternehmen als auch für die projektbearbeitenden Studenten: Im Mittelpunkt steht stets ein innovatives Praxisprojekt.

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SCMT Steinbeis Center of Management and Technology GmbH.