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Entscheidungsmodell zur ERP-Softwareauswahl

 

Projektausgangslage: Auswahl einer ERP-Standardsoftware

 

Die Abteilung GCG, als Teil des Shared Service Center DTSE, steht im Zuge der Unternehmensstrategie vor der Herausforderung, eine passende ERP-Standardsoftware für die finanzielle Abbildung und Betreuung von KMU-Beteiligungen des Telekommunikationskonzerns auszuwählen. Gerade bei KMU wird die Betreuung mit traditioneller on premise ERP-Software aufgrund von hohen Kosten für Lizenzen, Implementierung, Betrieb und Wartung erschwert. Ein immer komplexer werdendes Unternehmensumfeld erfordert zudem zukunfts- und wandlungsfähige Unternehmens-Software. Hier versprechen neue Technologien wie Cloud Computing und Software as a Service als Treiber der Digitalisierung Kostenvorteile, Zeitersparnis sowie höhere Qualität, insbesondere für KMU. 2016 wurde in diesem Zusammenhang in einem vorherigen Projekt ein cloudbasiertes System eingeführt. Dem bisher eingesetzten Cloudsystem mangelt es jedoch an ausreichender Funktionalität, sodass es nur für Kleinstgesellschaften ohne operatives Geschäft eingesetzt werden kann. Aus diesem Grund ist die Abteilung auf der Suche nach einer geeigneten Alternative, mit der die Geschäftsführung zur Einführung eines neuen Systems überzeugt werden kann.

 

Zielsetzung des Projektes: Entwicklung eines Entscheidungsmodells zur ERP-Auswahl

 

Vor diesem Hintergrund wird folgende Frage aufgestellt: „Wie sollte ein Entscheidungsmodell zur ERP-Auswahl für die Betreuung von KMU-Beteiligungen im DTAG Konzern aussehen, welches den Vergleich von SaaS Anwendungen mit traditioneller on premise ERP-Software ermöglicht?“

Dabei gilt es zu beachten, dass das Entscheidungsmodell anpassbar an die Bedürfnisse des Unternehmens sein muss. Außerdem soll das Modell mehrere
Entscheidungsdimensionen abbilden. Unter die Entscheidungsdimensionen fallen Funktions-, Nutzen- und Kostenbetrachtung. Hierzu müssen im Hinblick auf die Unterschiede zwischen on premise und SaaS geeignete Bewertungsmethoden ausgewählt werden. Des Weiteren ist eine Analyse der Ist-Situation erforderlich, um unternehmensspezifische Anforderungen im Hinblick auf die KMU-Beteiligungen zu definieren und in das Modell zu integrieren. Zum Schluss muss das Modell bei den zu bewertenden ERP-Systemen angewendet und die Ergebnisse analysiert werden. Das Modell dient der Analyse und Entscheidungsvorbereitung von ERP Softwareauswahl und damit von IT-Investitionen, welche letztendlich durch das Management getroffen werden.

 

Projektentwicklung: Entwicklung des Entscheidungsmodells auf Basis einer Literaturrecherche und Inhaltsanalyse

 

Zur Zielerreichung wird das Gesamtziel in drei einzelne Teilziele zerlegt. Zunächst hat sich die Autorin mit einer Literaturrecherche einen Überblick über den Forschungsstand zu dem Thema ERP-Auswahl, Entscheidungsmodell, IT-Investitionen, ERP-Technologie, KMU und SaaS verschafft. Die Literaturrecherche bildet den Ausgangspunkt für die weiterführende qualitative Untersuchung. Anschließend wurde eine Inhaltsanalyse zu vorhandenen Dokumentationen und Berichten des Konzerns erstellt. Dabei handelt es sich vor allem um Informationen aus dem Intranet zur Organisationsstruktur, dem Geschäftsbericht und ehemaligen Projektdokumentationen. In einem weiteren Schritt wurden Experteninterviews und eine leitfadengestützte Gruppendiskussion mit sechs Experten durchgeführt. Zusätzlich nahm die Autorin an einem Workshop mit dem ERP-System Anbieter des im späteren Verlauf zu bewertenden Cloud-Systems teil. Anhand der gesammelten Daten wurde ein Entscheidungsmodell entworfen. Zuletzt wurde das entworfene Entscheidungsmodell zur Bewertung einer SaaS-ERP-Anwendung in der Praxis angewendet und die Ergebnisse hinsichtlich ihrer Vorteilhaftigkeit für die Abteilung GCG analysiert und mit denen der Literatur verglichen. Hierfür wurden Ergebnisse aus den gesamten erhobenen Daten verwendet.

Big Picture Ronja Bach (Quelle: Eigene Darstellung)

 

Mehrwert für die Deutsche Telekom AG: Flexibles, transparentes und auf Bedürfnisse abgestimmtes Entscheidungsmodell 

 

Das entwickelte Entscheidungsmodell dient als entscheidungsvorbereitende Aktivität zum effizienten und effektiven Einsatz von Ressourcen. Es ist spezifisch
auf die Bedürfnisse und Anforderungen der Abteilung GCG und den von ihr zu betreuenden KMU-Telekombeteiligungen ausgelegt. Gleichzeitig ist es flexibel
und kann jederzeit durch einfache Anpassungen, beispielweise neue Bewertungskriterien oder veränderte Gewichtungsfaktoren, an neue Anforderungen der
Abteilung angepasst werden. Mit dem Modell wird ein 6-stufiger Ablaufplan der Prozessauswahl vorgegeben (vgl. Big Picture), der einfach durchgeführt werden kann, ohne zusätzlich externe Berater hinzu ziehen zu müssen. Die quantitative Bewertung erfolgt mit einer Kapitalwertberechnung, welche anschließend in eine erweiterte Nutzwertanalyse, der qualitativen Bewertung, miteinfließt. Dadurch können moderne cloudbasierte ERP-Systeme, welche zunehmend an Bedeutung gewinnen, sowie traditionelle on premise ERP-Systeme bewertet und miteinander verglichen werden. Mit dem Modell gelangt die Autorin zu der Erkenntnis, dass der Einsatz eines SaaS-ERP-Systems bei einer geringen Anzahl von Nutzungslizenzen und einer kurzen bis mittelfristigen Betriebsphase im Vergleich mit on premise Systemen vorteilhafter ist. Bei dem speziell für die Abteilung bewerteten System ergab sich, dass eine spätere Einführung in Verbindung mit einem anstehenden Systemwechsel des on premise Systems von Vorteil ist.

 

 

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