Ansatz zur Optimierung des Informationsmanagements innerhalb einer Modulgruppe/Projektgruppe unter Anwendung digitaler Tools

Projektausgangslage: Die Zusammenarbeit in internationalen Projektteams wird durch die aktuellen Methoden und Tools erschwert

Durch die zunehmende Zahl an Baureihen und Derivaten wird es für die Daimler AG immer aufwendiger die anstehenden Projekte ausschließlich mit den eigenen Entwicklungskapazitäten in Deutschland abzuwickeln. Deshalb werden Projekte oder Teilprojekte zunehmend an bspw. Generalunternehmen oder an andere Standorte der Daimler AG wie z. B. an Mercedes-Benz Research and Development India vergeben. Durch die räumliche und zeitliche Trennung der Projektpartner gestaltet sich der Informationsaustausch zwischen den Verantwortlichen äußerst schwierig. Es entfallen Kommunikationsformen wie z. B. der „Flurfunk“, über welchen Informationen schnell und ohne große Umwege ausgetauscht werden können. Auch E-Mails und die bestehenden Laufwerke kommen durch die räumliche, zeitliche und strukturelle Trennung der Schnittstellen an ihre Grenzen. Folglich kommt es zu langen Wartezeiten, was auf die starre Gestaltung der Prozesse und die Auswahl der Kommunikationsinstrumente zur Informationsverteilung zurückzuführen ist. Zusätzlich werden Projekte bei der Daimler AG überwiegend unter Anwendung klassischer Projektmanagement-Methoden durchgeführt. Diese Methoden sind bewährt und führen meist auch zum Erfolg. Es gibt jedoch agile Ansätze, welche vermehrt in IT-Unternehmen zum Einsatz kommen und die Erfolgsquote eines Projektes steigern und dabei den organisatorischen bzw. den zeitlichen Aufwand verringern sollen.

Zielsetzung des Projektes: Einführung neuer Tools zur Verbesserung der Kommunikation und Informationsbereitstellung

Zunächst soll das Informationsmanagement unter den Gesichtspunkten der Digitalisierung und den zur Verfügung stehenden Tools (Werkzeuge zur besseren Informationsverteilung und -steuerung) betrachtet werden. Im Fokus stehen hierbei nicht ausschließlich Tools und Methoden, die von anderen Abteilungen im Rahmen von Pilotprojekten innerhalb der Daimler AG verwendet werden, sondern auch solche, die bei anderen Firmen zum Einsatz kommen. Dabei sollen geeignete Tools zur Verbesserung der Kommunikation für das Team, die Modulgruppen und Projektgruppen identifiziert und in geeigneter Form implementiert und nutzbar gemacht werden. Des Weiteren soll ein Tool exemplarisch aufgebaut, implementiert und evaluiert werden, welches zur besseren und effizienteren Informationsbereitstellung innerhalb der Modulgruppe Cockpit Compact Cars und für die C-Klasse eingesetzt werden kann. Ergänzend dazu soll untersucht werden, welche Tools zur Unterstützung von agilen Projekten unter der Berücksichtigung der Anforderung der Daimler AG, einer Modulgruppe und Projektgruppe eingesetzt werden können.

Projektentwicklung: Analyse, Konzeption und Evaluation neu eingesetzter Tools

Zu Beginn des Projektes wird innerhalb der Analysephase eine Literaturrecherche zu den Themengebieten Informationsmanagement und digitale Anwendungen zum Austausch von Informationen durchgeführt. Des Weiteren wird im Rahmen einer IST-Analyse die aktuelle Situation analysiert. Dabei werden unter anderem der Aufbau und die Struktur einer Modulgruppe bzw. Projektgruppe betrachtet. Weiterführend wird das Informationsmanagement bzgl. der Verteilung von Informationen sowie die Art bzw. über welches Informationsinstrument diese durchgeführt wird, analysiert. Im Anschluss werden bestehende Problemfelder aufgezeigt und Schnittstellen identifiziert. Innerhalb der darauffolgenden Konzeptionsphase werden Optimierungspotenziale bzgl. des Informationsmanagements aufgezeigt. Im nächsten Schritt werden die Anforderungen an digitale Tools zur Informationsverteilung und für die Kommunikation innerhalb eines agilen Projekts definiert. Des Weiteren werden die Anforderungen an eine mögliche Softwarelösung und eine mögliche Struktur modelliert. Innerhalb der Entwicklungsphase werden auf Basis der Anforderungen, welche innerhalb der Konzeptionsphase erarbeitet wurden, die Tools für eine optimierte Kommunikation und zur Unterstützung für agile Projektmanagement-Methoden definiert. Innerhalb dieser Phase wird auch die Softwarelösung für die Modulgruppe Cockpit Compact Cars und die C-Klasse aufgebaut und startet in die Pilotphase. Abschließend werden die eingesetzten Tools evaluiert.

Big Picture Kevin Horlacher (Quelle: Eigene Darstellung)

Mehrwert für die Daimler AG: Reduzierung von Zeitaufwand und Kosten

Durch die erfolgreiche Implementierung moderner Tools zum Austausch von Informationen und Daten sowie der Unterstützung von agilen Projekten, kann eine durchgehende Optimierung im Bereich des Informationsmanagements von Modulgruppen/Projektgruppen erzielt werden. Es kann dadurch nicht nur der Suchaufwand von Informationen und Daten reduziert, sondern auch die Produktivität der Mitarbeiter optimiert werden. Diese Umstände führen letztendlich nicht nur zu einem effizienteren und strukturierteren Austausch von Daten und Informationen, sondern reduzieren die Wartezeit innerhalb eines Projektes, wodurch letztendlich auch Kosten eingespart werden können.