Ansätze einer erfolgreichen Implementierung einer Managementsoftware in einem KMU am Beispiel der S+S GmbH

Projektausgangslage: Zusammenführung der Managementsysteme Qualität und Energie

Durch internationalen Wettbewerb werden Unternehmen immer mehr vor besondere Herausforderungen gestellt. Hintergründe sind der steigende Kostendruck und ständige Forderung nach mehr Flexibilität ans Unternehmen. Deshalb muss ein Unternehmen, seine Betriebskultur und Betriebsorganisation daran anpassen. Um dies zu erreichen, gibt es die Möglichkeit das Managementsystem in softwaregestützter Form aufrechtzuerhalten und somit ständig weiterzuentwickeln. Deshalb hat sich die Geschäftsleitung der Schill+Seilacher GmbH in Böblingen im Zuge einer Zusammenführung der Managementsysteme Qualität und Energie dazu entschlossen, ein neues softwaregestütztes integriertes Managementsystem einzuführen. Die künftige Darstellung des prozessorientierten Managementsystems soll mithilfe einer Softwarelösung erfolgen. Die Standorte Böblingen und Pirna müssen in dieser Softwarelösung zusammen dargestellt werden können, da diese gemeinsam gemäß ISO 9001 zertifiziert sind. Diese Softwarelösung muss die bisherige Darstellung in Lotus Notes, einem Datenbanksystem von IBM, ablösen. Hinzu kam mit der Revision der Qualitätsmanagementnorm der DIN EN ISO  9001:2008 ein weiterer Aspekt, bei der sämtliche Prozesse im Zuge dessen überarbeitet werden mussten.

Zielsetzung des Projektes: Einführung einer neuen Managementsoftware

Das Ziel dieses Projektes ist, die Vorgehensweise zur erfolgreichen Einführung einer neuen Managementsoftware bei der Schill+Seilacher GmbH an den Standorten in Böblingen und Pirna mithilfe von Projektmanagementmethoden aufzeigen zu können. Es werden wichtige Aspekte, damit die Softwareeinführung von Erfolg gekrönt sein wird, aus Sicht der Autorin vorgestellt.

Die Einführung der Managementsoftware soll das Bewusstsein der Mitarbeiter und Angestellten zum Qualitätsmanagement durch schnelleres Auffinden und einer übersichtlicheren Struktur nachhaltig fördern.

Ein weiterer wichtigerer Punkt wird die richtige Vorgehensweise von ausreichenden Mitarbeiterschulungen sein, damit die Akzeptanz zur neuen Managementsoftware, aufrecht erhalten werden kann.

Durch die Einführung dieser Managementsoftware soll klare Transparenz über das komplette integrierte Qualitätsmanagementsystem geschaffen werden.

Bei der Einführung der Software muss die Revision der DIN EN ISO 9001:2008 auf die DIN EN ISO 9001:2015 berücksichtigt werden. Es müssen sämtliche Prozesse überarbeitet und teilweise neu erstellt werden.

Aus technischer Sicht müssen die Installation der Software im Unternehmen sowie IT spezifische Gebiete berücksichtigt werden.

Projektentwicklung: Erstellung eines Projektplans um die Implementierung der Managementsoftware zu kontrollieren

Mittels Projektauftrag wurden die für das Projekt wichtigsten Daten und Vorgaben durch den Projektauftraggeber, die Geschäftsleitung, schriftlich fixiert. In der anschließenden Kick-Off-Sitzung wurden die wichtigsten Fragen zur Projektplanung und die einzelnen Projektphasen und Projektziele für ein systematisches Vorgehen besprochen. Es wurden die Positionen des Projektleiters des Projektteams und der Projektteammitglieder vergeben. Um zu wissen was in dem Projekt zu tun war, wurde ein Projektstrukturplan mit den einzelnen Projektphasen sowie den dazugehörigen Arbeitspaketen erstellt. Wichtige Ereignisse im Projekt wurden als sogenannte Meilensteine im Projektstrukturplan verankert. Anhand eines Balkenplanes, eine Art Projektzeitplan, konnte der zeitliche Ablauf überprüft und kontrolliert werden. Im Balkenplan finden sich die Arbeitspakete des Projektstrukturplans wieder. Mithilfe dieser Methoden konnte das Projekt während der Implementierung überwacht und controllt werden, was anschließend zur erfolgreichen Implementierung der Managementsoftware ConSense bei der Schill+Seilacher GmbH führte.

Big Picture Diana Endres (Quelle: Whitepaper ConSense)

Mehrwert für die S+S GMBH: Einführung der Managementsoftware steigert die Wirtschaftlichkeit und Produktivität

Im Ergebnis zeigt das Projekt, dass eine Einführung einer neuen Managementsoftware mithilfe von diversen Projektmanagementmethoden und ausreichenden Schulungen der Mitarbeiter erfolgreich sein kann und diese Vorgehensweise für künftig folgende Softwareeinführungen weiter angewendet werden kann. Für folgende Projekte im Hause Schill+Seilacher wird das Einführen einer einheitlichen Projektmanagementsoftware, dies wurde auch als Unternehmensziel für 2018 anvisiert, für weitere positive Erfolgserlebnisse sorgen.

Die Entscheidung zur Einführung einer Managementsoftware steigert nachweislich die Wirtschaftlichkeit und Produktivität der Prozessgestaltung der Schill+Seilacher GmbH. Für weitere, sei es interne, externe oder Zertifizierungsaudits bildet ConSense nun eine sehr gute, übersichtliche Auditgrundlage. Sollten noch neue Zertifizierungen angestrebt werden, ist das nun bestehende System eine gut strukturierte Ausgangsbasis. Das Qualitätsbewusstsein hat sich durch die Einführung dieser Managementsoftwarelösung an beiden Standorten stark positiv entwickelt. Die Qualitätsmanagementprozesse und Arbeitsanweisungen wurden durch die geforderten Überarbeitungen seit langem mal wieder bewusst wahrgenommen und an die jetzigen Gegebenheiten angepasst.